Para optimizar el funcionamiento del edificio y reducir costes
¿Por qué mantenimiento?
El mantenimiento regular es crucial para garantizar la vida útil, la fiabilidad y la funcionalidad de máquinas, dispositivos y sistemas. Las siguientes ventajas ilustran por qué el mantenimiento es útil e importante
1. evitar averías y reparaciones costosas
Un mantenimiento regular ayuda a identificar posibles problemas y a eliminar los signos de desgaste antes de que provoquen averías o reparaciones costosas.
El mantenimiento preventivo puede evitar el desgaste excesivo y las paradas imprevistas, lo que es especialmente importante en las industrias con producción continua.
2. garantizar la seguridad operativa
Las máquinas y sistemas que reciben un mantenimiento regular funcionan de forma más segura y plantean menos riesgos a los operarios. En muchos sectores, como la industria o la sanidad, existen requisitos legales que estipulan un mantenimiento regular para minimizar los accidentes y los peligros.
3. aumentar la vida útil de los sistemas
Un mantenimiento regular puede prolongar considerablemente la vida útil de las máquinas y equipos, manteniéndolos en condiciones óptimas, lo que supone un ahorro a largo plazo, ya que las nuevas adquisiciones son menos frecuentes.
4. optimización del rendimiento
Los ajustes regulares, la limpieza y la sustitución de las piezas de desgaste mantienen el rendimiento de los aparatos a un alto nivel, lo que significa que las máquinas funcionan con mayor eficacia y se puede reducir el consumo de energía, con la consiguiente disminución de los costes de funcionamiento.
5. cumplimiento de los reglamentos y normas legales
Las inspecciones reglamentarias suelen realizarse como parte del mantenimiento (por ejemplo, de los sistemas de aire acondicionado).
En muchos sectores, existen normativas que estipulan el mantenimiento periódico de determinados dispositivos, sistemas y máquinas, por ejemplo, para la protección contra incendios o los sistemas eléctricos. El cumplimiento de estos requisitos de mantenimiento no sólo protege a los empleados, sino que a menudo también es un requisito previo para las reclamaciones de garantías y seguros, así como para las autorizaciones oficiales, y aumenta la seguridad jurídica en las operaciones de construcción.
6. protección del medio ambiente y eficiencia energética
El mantenimiento contribuye a la eficiencia energética garantizando que los aparatos y máquinas funcionen con un consumo óptimo (por ejemplo, bombas de calor, sistemas de aire acondicionado).
Además, el mantenimiento puede ayudar a reducir las emisiones y minimizar el desgaste del sistema, lo que es respetuoso con el medio ambiente.
7 Documentación y verificación
El trabajo de mantenimiento se documenta en gran medida, lo que tiene la ventaja para el operador de poder verificar el estado y el historial de servicio del aparato en cualquier momento.
El mantenimiento periódico y la documentación asociada son de gran importancia en caso de reclamaciones al seguro o inspecciones por parte de las autoridades. El mantenimiento periódico es una inversión sensata en seguridad, fiabilidad, seguridad jurídica y eficacia del funcionamiento de los edificios. No sólo evita costosos daños y averías, sino que también ayuda a prolongar significativamente la vida útil de los sistemas y a reducir notablemente los costes de funcionamiento.
¿Por qué contratos de mantenimiento?
Un contrato de mantenimiento te permite beneficiarte de las ventajas enumeradas anteriormente y garantiza que se realice un mantenimiento periódico y que se disponga rápidamente de ayuda en caso de avería. Sin embargo, antes de firmar un contrato de mantenimiento, hay algunos puntos importantes que debes tener en cuenta para evitar malentendidos y costes innecesarios. Los siguientes puntos son especialmente relevantes:
Alcance de los servicios de mantenimiento
El primer paso al celebrar un contrato de mantenimiento es definir con precisión los servicios. Aclara qué trabajos están incluidos en el mantenimiento y cuáles pueden facturarse como costes adicionales:
- Inspecciones periódicas: ¿Con qué frecuencia se realizan y qué se inspecciona?
- Limpieza, ajustes, calibraciones: ¿Están incluidos estos servicios?
- Sustitución de piezas de desgaste: ¿Están cubiertos los costes de material o sólo los de mano de obra?
Un contrato detallado ayuda a evitar costes y discusiones inesperadas.
Procedimiento y comunicación
Acuerda un procedimiento de mantenimiento claro con el proveedor de servicios, desde la programación hasta la transmisión de registros. Es importante definir procesos claros, formatos de archivo, responsabilidades, números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Tiempos de respuesta y disponibilidad
Los tiempos de respuesta rápidos son cruciales, sobre todo para los sistemas que son esenciales para el día a día de la empresa. Presta atención a los tiempos de respuesta y resolución garantizados en el contrato:
- Tiempo de respuesta: Periodo de tiempo en el que el proveedor de servicios recibe la consulta y comienza a trabajar.
- Tiempo de resolución: Tiempo hasta que se resuelve el problema.
- Disponibilidad: ¿Es un servicio con disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana, o sólo en horario laboral?
Estructura de costes y condiciones
- Costes: Es importante tener clara la estructura de costes. ¿Hay cuotas mensuales, trimestrales o anuales? ¿Pueden facturarse adicionalmente determinados servicios?
- Duración del contrato y plazos de cancelación: Muchos contratos de mantenimiento tienen plazos mínimos. Presta atención a cuánto tiempo estás vinculado al contrato y si existen opciones flexibles para prorrogarlo o cancelarlo.
Reparaciones y servicio de urgencias
Comprueba si el contrato cubre también las reparaciones de urgencia o si éstas se facturan aparte. Un contrato de mantenimiento completo también debe definir claramente si los costes de las piezas de recambio y la mano de obra están incluidos en la cuota de mantenimiento o si se cobran aparte (incluye en el contrato de mantenimiento los precios por hora, los recargos por noche y fin de semana y los gastos de desplazamiento).
Documentación y protocolos
Asegúrate de que el contrato prevé una documentación detallada del trabajo de mantenimiento. Esto no sólo te ayuda a llevar un registro del trabajo realizado, sino que también sirve como prueba para las compañías de seguros o las autoridades. Define cómo y a quién deben enviarse las facturas y registros de mantenimiento.
Cualificación del personal del servicio
Un mantenimiento cualificado puede prolongar considerablemente la vida útil de los aparatos. Infórmate sobre la cualificación y formación del personal responsable del mantenimiento o inclúyelo en el contrato de mantenimiento. Muchos proveedores recurren a técnicos certificados para garantizar la calidad del mantenimiento.
Seguros
Aclara quién es responsable en caso de que se produzcan daños durante el mantenimiento. Los proveedores de servicios reputados tienen un seguro de responsabilidad civil (haz que te confirmen por escrito el nivel de cobertura del seguro) que cubre cualquier daño que pueda producirse durante los trabajos de mantenimiento.
Prórrogas, ajustes y rescisión del contrato
Según el tipo y el uso de los aparatos, puede ser necesario ajustar el contrato a lo largo del tiempo. Ten en cuenta las condiciones de prórroga, modificación o cancelación del contrato y la flexibilidad con la que el proveedor reacciona ante los cambios.
Evaluación y referencias
Un proveedor de servicios de mantenimiento fiable estará encantado de proporcionarte referencias y testimonios de otros clientes. Las reseñas y recomendaciones pueden ayudarte a evaluar mejor la calidad y profesionalidad del proveedor de servicios.
Tipos de contratos de mantenimiento
Existen distintos tipos de contratos de mantenimiento para la explotación de edificios, que cubren diferentes servicios de mantenimiento en función de las necesidades. Elegir el contrato de mantenimiento adecuado depende de factores como el tipo de sistema que hay que mantener, la frecuencia de uso y los requisitos de seguridad. Estos son los tipos de contratos de mantenimiento más habituales:
Contrato de mantenimiento completo
Un contrato de mantenimiento completo es el contrato de mantenimiento más completo y cubre todos los trabajos de mantenimiento y reparación necesarios, incluida la sustitución de piezas de desgaste y, a menudo, también las llamadas de emergencia.
El contrato ofrece un paquete «todo despreocupado» y suele utilizarse para sistemas críticos para la producción o la utilización, o costosos, en los que los fallos pueden causar grandes pérdidas/daños/mal funcionamiento, por ejemplo, los ascensores.
Contrato de inspección
Con un contrato de inspección, el sistema que va a ser revisado se inspecciona periódicamente para documentar su estado y reconocer posibles puntos débiles en el futuro.
Los contratos de inspección suelen limitarse a la detección de desgaste y posibles fallos, y no incluyen reparaciones ni mantenimiento.
Este tipo es muy adecuado para aparatos o máquinas con pocos requisitos de mantenimiento o como control de estado rentable para la detección preventiva de puntos débiles.
Contrato de mantenimiento
Además de la inspección, el contrato de mantenimiento también incluye medidas de mantenimiento preventivo para mantener la funcionalidad del sistema.
Estos contratos están diseñados específicamente para maximizar el tiempo de actividad y evitar daños costosos antes de que se produzcan.
Los contratos de mantenimiento son especialmente adecuados para máquinas o sistemas que se utilizan continuamente y en los que una avería supondría costes elevados.
Contrato de reparación
Un contrato de reparación sólo ofrece servicios en caso de defecto o avería del sistema. Normalmente no se incluye el trabajo de mantenimiento periódico.
El contrato suele estar diseñado para reparaciones de emergencia y a menudo es «de guardia», de modo que el proveedor de servicios sólo actúa cuando es necesario.
Este tipo es una opción rentable para aparatos poco susceptibles a los fallos, pero puede provocar tiempos de inactividad más largos en caso de emergencia.
Contrato de mantenimiento preventivo
Un contrato de mantenimiento preventivo incluye trabajos de mantenimiento planificados e inspecciones basadas en signos previsibles de desgaste y ciclos de utilización planificados.
El objetivo es evitar las paradas imprevistas, sustituir regularmente las piezas de desgaste y garantizar el ajuste óptimo de los aparatos.
Este tipo es adecuado para máquinas o sistemas sometidos a un uso continuo y para los que tienen sentido unos intervalos de mantenimiento predecibles.
Contrato de mantenimiento a distancia
Con un contrato de mantenimiento remoto, el proveedor de servicios ofrece la opción de mantener el sistema o la infraestructura informática a distancia y rectificar los problemas sin necesidad de una visita in situ.
Este mantenimiento es especialmente habitual en los sistemas informáticos y el software, ya que la mayoría de los problemas pueden resolverse digitalmente.
El telemantenimiento ofrece asistencia rápida y suele ser más barato que el mantenimiento in situ, pero es limitado para el mantenimiento físico.
Contrato por tiempo y material (pago por uso)
Con el contrato de tiempo y material, los costes de mantenimiento se calculan en función del tiempo y los materiales reales utilizados.
No hay costes fijos mensuales, sino que la facturación se basa en el tiempo y el esfuerzo, lo que ofrece flexibilidad.
Este tipo es adecuado para empresas que sólo necesitan un mantenimiento ocasional y no quieren planificar un presupuesto fijo de mantenimiento.
Acuerdo de nivel de servicio (ANS)
Un acuerdo de nivel de servicio es un tipo de contrato de mantenimiento que garantiza determinadas normas de rendimiento, por ejemplo, tiempos máximos de inactividad, respuesta y resolución.
Los SLA son especialmente habituales en el sector informático y en los sistemas críticos para la empresa, ya que definen garantías precisas de disponibilidad y calidad.
Este tipo de contrato es adecuado si hay grandes requisitos de seguridad y disponibilidad y se espera un nivel fijo de servicio.
Elegir el contrato de mantenimiento adecuado depende de los requisitos específicos de la empresa y de los sistemas que haya que mantener. Las empresas con sistemas críticos o un alto grado de utilización suelen beneficiarse de contratos completos, como un contrato de mantenimiento completo o un SLA. Para aparatos poco propensos a averías, pueden bastar contratos más sencillos, como el de inspección o reparación.
Resumen
Un contrato de mantenimiento es una inversión en la seguridad y funcionalidad de tus aparatos y sistemas. Un contrato claramente formulado que cubra estos aspectos garantiza la transparencia y puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Invierte tiempo y conocimientos suficientes en la revisión y consulta del contrato para asegurarte de que cumple tus requisitos de forma óptima.
Como puedes ver, el mantenimiento y las inspecciones correctas son esenciales para la fiabilidad y eficiencia de los edificios y sistemas. Nuestra app MyBuilding24 te ayuda a controlar todas las tareas de mantenimiento de forma fácil y fiable, para que no pases por alto este importante mantenimiento y te recuerde a tiempo cuándo hay que llevarlo a cabo.
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