Für optimalen Gebäudebetrieb und niedrige Kosten

Wozu Wartung?

Eine regelmäßige Wartung ist entscheidend, um die Lebensdauer, Zuverlässigkeit und Funktionsfähigkeit von Maschinen, Geräten und Systemen zu sichern. Die folgenden Vorteile verdeutlichen, warum eine Wartung sinnvoll und wichtig ist

1. Vermeidung von Ausfällen und teuren Reparaturen

Regelmäßige Wartungen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen und Verschleißerscheinungen zu beheben, bevor sie zu teuren Ausfällen oder Reparaturen führen.

Durch präventive Wartung können zu hoher Verschleiß und ungeplante Stillstandszeiten vermieden werden, was besonders in Branchen mit kontinuierlicher Produktion wichtig ist.

2. Sicherstellung der Betriebssicherheit

Maschinen und Anlagen, die regelmäßig gewartet werden, sicherer laufen und weniger Risiken für die Bediener verursachen. In vielen Bereichen, wie zum Beispiel in der Industrie oder im Gesundheitswesen, gibt es gesetzliche Vorgaben, die eine regelmäßige Wartung vorschreiben, um Unfälle und Gefahren zu minimieren

3. Erhöhung der Lebensdauer von Anlagen

Eine regelmäßige Wartung kann die Lebensdauer von Maschinen und Geräten erheblich verlängern, da sie stets in einem optimalen Zustand gehalten werden.
Dies bedeutet eine langfristige Einsparung, da weniger häufig Neuanschaffungen notwendig sind.

4. Optimierung der Leistungsfähigkeit

Durch regelmäßige Justierungen, Reinigungen und den Austausch von Verschleißteilen bleibt die Leistung der Geräte auf einem hohen Niveau.
So laufen die Maschinen effizienter und der Energieverbrauch kann reduziert werden, was zu geringeren Betriebskosten führt.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen

Häufig erfolgt im Zuge der Wartung auch die Durchführung von gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen (zB. bei Klimaanlagen).

In vielen Branchen gibt es Vorschriften, die eine regelmäßige Wartung für bestimmte Geräte, Anlagen und Maschinen vorschreiben, z. B. im Brandschutz oder bei elektrischen Anlagen.
Die Einhaltung dieser Wartungsvorgaben schützt nicht nur die Mitarbeiter, sondern ist oft auch eine Voraussetzung für Garantie- und Versicherungsansprüche sowie für behördliche Genehmigungen und erhöht die Rechtssicherheit im Gebäudebetrieb.

6. Umweltschutz und Energieeffizienz

Eine Wartung trägt zur Energieeffizienz bei, indem sie sicherstellt, dass Geräte und Maschinen mit optimalem Verbrauch arbeiten (zB. bei Wärmepumpen, Klimaanlagen).
Darüber hinaus können Wartungen helfen, Emissionen zu verringern und den Anlagenverschleiß zu reduzieren, was umweltschonend wirkt.

7. Dokumentation und Nachweis

Wartungsarbeiten werden größtenteils dokumentiert, was für den Betreiber den Vorteil hat, jederzeit den Zustand und die Service-Historie des Geräts nachweisen können.

Eine regelmäßige Wartung und die dazugehörige Dokumentation sind bei Versicherungsfällen oder Prüfungen durch Behörden von großer Bedeutung.
Eine regelmäßige Wartung ist eine sinnvolle Investition in die Sicherheit, Zuverlässigkeit, Rechtssicherheit und Effizienz eines Gebäudebetriebs. Sie beugt nicht nur kostspieligen Schäden und Ausfällen vor, sondern hilft auch, die Lebensdauer von Anlagen merklich zu verlängern und die Betriebskosten spürbar zu senken.

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Wozu Wartungsverträge?

Ein Wartungsvertrag ermöglicht die Nutzung der obenstehenden Vorteile und stellt sicher, dass regelmäßige Wartungen durchgeführt werden und im Störungsfall schnell Hilfe bereitsteht.
Doch bevor man einen Wartungsvertrag abschließt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, um Missverständnisse und unnötige Kosten zu vermeiden. Folgende Punkte sind besonders relevant:

Umfang der Wartungsleistungen

Der erste Schritt beim Abschluss eines Wartungsvertrags ist die genaue Definition der Leistungen. Kläre, welche Arbeiten in der Wartung enthalten sind und welche möglicherweise als zusätzliche Kosten abgerechnet werden:

• Regelmäßige Inspektionen: Wie häufig finden diese statt, und was wird überprüft?
• Reinigungen, Anpassungen, Kalibrierungen: Sind diese Leistungen inklusive?
• Austausch von Verschleißteilen: Werden Materialkosten übernommen oder lediglich die Arbeitskosten?

Ein detailliert formulierter Vertrag hilft, unerwartete Kosten und Diskussionen zu vermeiden.

Ablauf und Kommunikation

Vereinbaren Sie mit dem Dienstleister einen klaren Ablauf der Wartungsdurchführung – von der Terminfindung bis zur Protokollübermittlung. Hier ist es wichtig eindeutige Prozesse, Dateiformate, Zuständigkeiten, Telefonnummern und Emailadresse festzulegen.

Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten

Gerade bei Systemen, die für das tägliche Geschäft unerlässlich sind, sind schnelle Reaktionszeiten entscheidend. Achten Sie auf die garantierten Reaktions- und Lösungszeiten im Vertrag:

• Reaktionszeit: Zeitspanne, in der der Dienstleister die Anfrage entgegennimmt und mit der Arbeit beginnt.
• Lösungszeit: Zeit bis zur Behebung des Problems.
• Verfügbarkeiten: Handelt es sich um einen Service mit 24/7-Verfügbarkeit oder nur während der Geschäftszeiten?

Kostenstruktur und Laufzeiten

• Kosten: Es ist wichtig, sich über die Kostenstruktur klar zu sein. Gibt es monatliche, vierteljährliche oder jährliche Gebühren? Sind bestimmte Leistungen zusätzlich abrechenbar?
• Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen: Viele Wartungsverträge haben Mindestlaufzeiten. Achten Sie darauf, wie lange Sie an den Vertrag gebunden sind und ob es flexible Optionen zur Vertragsverlängerung oder -kündigung gibt.

Reparaturen und Notfallservice

Überprüfe, ob der Vertrag auch Notfallreparaturen abdeckt oder ob diese gesondert abgerechnet werden. In einem umfassenden Wartungsvertrag sollte auch klar definiert sein, ob die Kosten für Ersatzteile und die Arbeitszeit in der Wartungsgebühr enthalten sind oder ob sie gesondert in Rechnung gestellt werden (Preise für Stundensätze, Nacht-und Wochenendaufschläge und Anfahrtskosten in den Wartungsvertrag aufnehmen).

Dokumentation und Protokolle

Achten Sie darauf, dass der Vertrag eine detaillierte Dokumentation der Wartungsarbeiten vorsieht. Dies hilft nicht nur, den Überblick über durchgeführte Arbeiten zu behalten, sondern dient auch als Nachweis gegenüber Versicherungen oder Behörden. Definieren Sie wie und an wen die Wartungsrechnungen und –protokolle gesendet werden müssen.

Qualifikation des Servicepersonals

Eine qualifizierte Wartung kann die Lebensdauer von Geräten erheblich verlängern. Informieren Sie sich über die Qualifikation und Schulung des Personals, das für die Wartung verantwortlich ist, bzw. verankern Sie diese im Wartungsvertrag. Viele Anbieter setzen auf zertifizierte Techniker, um die Qualität der Wartung sicherzustellen.

Versicherung

Klären Sie, wer im Falle eines Schadens haftet, der während der Wartung entsteht. Seriöse Dienstleister verfügen über eine Haftpflichtversicherung (Höhe der Versicherungsdeckung schriftlich bestätigen lassen), die etwaige Schäden abdeckt, die während der Wartungsarbeiten entstehen könnten.

Erweiterungen, Anpassungen und Kündigung des Vertrags

Je nach Art und Nutzung der Geräte kann es notwendig sein, den Vertrag im Laufe der Zeit anzupassen. Beachten Sie die Bedingungen für Erweiterungen, Modifikationen oder Kündigung des Vertrags und wie flexibel der Anbieter hier auf Änderungen reagiert.

Bewertung und Referenzen

Ein zuverlässiger Wartungsdienstleister wird Ihnen gerne Referenzen und Erfahrungsberichte anderer Kunden zur Verfügung stellen. Bewertungen und Empfehlungen können Ihnen helfen, die Qualität und Professionalität des Dienstleisters besser einzuschätzen.

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Arten von Wartungsverträgen

Es gibt verschiedene Arten von Wartungsverträgen im Gebäudebetrieb, die je nach Bedarf unterschiedliche Wartungsleistungen abdecken. Die Wahl des passenden Wartungsvertrags hängt von Faktoren wie der Art der zu wartenden Anlage, der Nutzungshäufigkeit und den Sicherheitsanforderungen ab. Hier sind die gängigsten Arten von Wartungsverträgen:

Vollwartungsvertrag

Ein Vollwartungsvertrag ist der umfassendste Wartungsvertrag und deckt alle notwendigen Wartungs- und Reparaturarbeiten ab, inklusive des Austauschs von Verschleißteilen und oft auch Notfalleinsätzen.

Der Vertrag bietet ein „Rundum-sorglos“-Paket und wird oft bei produktions- bzw. nutzungskritischen oder teuren Anlagen genutzt, bei denen Ausfälle große Verluste/Schäden/Störungen verursachen können, zB bei Aufzügen.

Inspektionsvertrag

Bei einem Inspektionsvertrag wird die zu wartende Anlage regelmäßig besichtigt, um den Zustand zu dokumentieren und mögliche Schwachstellen in der Zukunft zu erkennen.

Inspektionsverträge sind oft auf das Erkennen von Abnutzungen und potenziellen Störungen beschränkt und beinhalten keine Reparaturen oder Instandhaltungen.

Diese Art eignet sich gut für Geräte oder Maschinen mit geringem Wartungsbedarf oder als kostengünstiges Zustandsmonitoring zur präventiven Erkennung von Schwachstellen.

Instandhaltungsvertrag

Der Instandhaltungsvertrag umfasst neben der Inspektion zusätzlich auch präventive Wartungsmaßnahmen zur Erhaltung der Funktionsfähigkeit der Anlage.

Diese Verträge sind speziell darauf ausgelegt, die Betriebsdauer zu maximieren und teure Schäden zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Instandhaltungsverträge eignen sich besonders für Maschinen oder Systeme, die im kontinuierlichen Einsatz sind und bei denen ein Ausfall hohe Kosten verursachen würde.

Reparaturvertrag

Ein Reparaturvertrag bietet Serviceleistungen ausschließlich im Falle eines Defekts oder Ausfalls der Anlage. Regelmäßige Wartungsarbeiten sind hierbei meist nicht enthalten.

Der Vertrag ist in der Regel für Notfallreparaturen ausgelegt und häufig „auf Abruf“, sodass der Dienstleister nur im Bedarfsfall tätig wird.

Diese Art ist eine kostengünstige Option für Geräte mit geringer Störanfälligkeit, kann jedoch im Ernstfall zu längeren Ausfallzeiten führen.

Präventiver Wartungsvertrag

Ein präventiver Wartungsvertrag umfasst geplante Wartungsarbeiten und Inspektionen, die auf Basis vorhersehbarer Verschleißerscheinungen und geplanter Nutzungszyklen erfolgen.

Ziel ist es, ungeplante Ausfälle zu vermeiden, Verschleißteile regelmäßig auszutauschen und die Geräte optimal justiert zu werden.

Diese Art eignet sich für Maschinen oder Anlagen, die kontinuierlich beansprucht werden und bei denen planbare Wartungsintervalle sinnvoll sind.

Fernwartungsvertrag

Mit einem Fernwartungsvertrag bietet der Dienstleister die Möglichkeit, die Anlage oder IT-Infrastruktur aus der Ferne zu warten und Probleme ohne Vor-Ort-Einsatz zu beheben.

Diese Wartung ist besonders für IT-Systeme und Software verbreitet, da die meisten Probleme digital gelöst werden können.

Die Fernwartung bietet schnelle Hilfe und ist oft günstiger als Wartungsarbeiten vor Ort, allerdings ist sie für physische Wartungsarbeiten eingeschränkt.

Zeit- und Materialvertrag (Pay-per-Use)

Beim Zeit- und Materialvertrag werden die Wartungskosten auf Grundlage der tatsächlichen Zeit und der verwendeten Materialien berechnet.

Es gibt keine festen monatlichen Kosten; Stattdessen wird je nach Aufwand und Bedarf abgerechnet, was Flexibilität bietet.

Diese Art eignet sich für Unternehmen, die nur gelegentlich Wartung benötigen und kein festes Wartungsbudget einplanen möchten.

Service-Level-Agreement (SLA)

Ein Service-Level-Agreement ist ein Art Wartungsvertrag, der bestimmte Leistungsstandards garantiert, zB maximale Ausfallzeiten, Reaktions- und Lösungszeiten.

SLAs sind besonders in der IT-Branche und bei unternehmenskritischen Systemen verbreitet, da sie genaue Verfügbarkeits- und Qualitätsgarantien festlegen.

Diese Vertragsart eignet sich, wenn hohe Sicherheits- und Verfügbarkeitsanforderungen bestehen und ein festgelegtes Niveau an Service erwartet wird.

Die Wahl des richtigen Wartungsvertrags hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der zu wartenden Anlagen ab. Unternehmen mit kritischen Systemen oder hohem Auslastungsgrad profitieren oft von umfassenden Verträgen wie dem Vollwartungsvertrag oder einem SLA. Für Geräte mit geringer Störanfälligkeit sind einfachere Verträge wie der Inspektions- oder Reparaturvertrag möglicherweise ausreichend.

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Resümee

in Wartungsvertrag ist eine Investition in die Sicherheit und Funktionsfähigkeit Ihrer Geräte und Systeme. Ein klar formulierter Vertrag, der die genannten Aspekte abdeckt, sorgt für Transparenz und kann langfristig Zeit und Kosten sparen. Investieren Sie ausreichend Zeit und Know How in die Vertragsprüfung und Beratung, um sicherzustellen, dass der Vertrag Ihre Anforderungen optimal erfüllt.

Sie sehen, die korrekte Wartung und Prüfung ist das A+O für die Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit von Gebäuden und Anlagen. Um diese wichtige Wartung nicht zu übersehen hilft Ihnen unsere MyBuilding24 App einfach und zuverlässig alle Wartungen im Blick zu haben und erinnert Sie rechtzeitig an die erforderliche Durchführung.

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