Per ottimizzare il funzionamento dell’edificio e ridurre i costi
Perché la manutenzione?
Una manutenzione regolare è fondamentale per garantire la durata, l’affidabilità e la funzionalità di macchine, dispositivi e sistemi. I seguenti vantaggi illustrano perché la manutenzione è utile e importante
1. evitare guasti e riparazioni costose
Una manutenzione regolare aiuta a identificare i potenziali problemi e a eliminare i segni di usura prima che portino a costosi guasti o riparazioni.
La manutenzione preventiva può evitare l’usura eccessiva e i tempi di inattività non programmati, il che è particolarmente importante nelle industrie a produzione continua.
2. garantire la sicurezza operativa
Le macchine e i sistemi sottoposti a regolare manutenzione funzionano in modo più sicuro e comportano meno rischi per gli operatori. In molti settori, come l’industria o la sanità, esistono requisiti legali che prevedono una manutenzione regolare per ridurre al minimo gli incidenti e i pericoli.
3. aumentare la durata dei sistemi
Una manutenzione regolare può prolungare notevolmente la durata di vita di macchine e attrezzature, mantenendole in condizioni ottimali. Questo si traduce in un risparmio a lungo termine, dato che i nuovi acquisti sono meno frequenti.
4. ottimizzazione delle prestazioni
Regolari regolazioni, pulizia e sostituzione delle parti soggette a usura mantengono le prestazioni degli apparecchi a un livello elevato. Ciò significa che le macchine funzionano in modo più efficiente e che il consumo energetico può essere ridotto, con conseguenti minori costi operativi.
5. conformità ai regolamenti e agli standard legali
Le ispezioni obbligatorie vengono spesso effettuate come parte della manutenzione (ad esempio per gli impianti di condizionamento).
In molti settori industriali esistono normative che prevedono una manutenzione regolare di determinati dispositivi, sistemi e macchine, ad esempio per la protezione antincendio o per gli impianti elettrici. Il rispetto di questi requisiti di manutenzione non solo protegge i dipendenti, ma spesso è anche un prerequisito per le richieste di garanzia e assicurazione, nonché per le autorizzazioni ufficiali e aumenta la certezza del diritto nelle operazioni edilizie.
6. protezione dell’ambiente ed efficienza energetica
La manutenzione contribuisce all’efficienza energetica garantendo il funzionamento ottimale di elettrodomestici e macchinari (ad esempio pompe di calore, impianti di condizionamento).
Inoltre, la manutenzione può contribuire a ridurre le emissioni e a minimizzare l’usura del sistema, nel rispetto dell’ambiente.
7 Documentazione e verifica
Gli interventi di manutenzione sono ampiamente documentati, con il vantaggio per l’operatore di poter verificare in qualsiasi momento le condizioni e la storia dell’assistenza dell’apparecchio.
La manutenzione regolare e la relativa documentazione sono di grande importanza in caso di richieste di risarcimento da parte dell’assicurazione o di ispezioni da parte delle autorità. La manutenzione regolare è un investimento sensato per la sicurezza, l’affidabilità, la certezza giuridica e l’efficienza delle operazioni degli edifici. Non solo previene danni e guasti costosi, ma contribuisce anche a prolungare in modo significativo la durata dei sistemi e a ridurre sensibilmente i costi operativi.
Perché i contratti di manutenzione?
Un contratto di manutenzione ti permette di beneficiare dei vantaggi sopra elencati e ti assicura che venga effettuata una manutenzione regolare e che sia disponibile un aiuto rapido in caso di guasto. Tuttavia, prima di stipulare un contratto di manutenzione, ci sono alcuni punti importanti da considerare per evitare malintesi e costi inutili. I seguenti punti sono particolarmente rilevanti:
Ambito dei servizi di manutenzione
Il primo passo da fare quando si stipula un contratto di manutenzione è definire con precisione i servizi. Chiarisci quali lavori sono inclusi nella manutenzione e quali possono essere fatturati come costi aggiuntivi:
- Ispezioni regolari: Con quale frequenza vengono effettuate e cosa viene controllato?
- Pulizia, regolazioni, calibrazioni: Questi servizi sono inclusi?
- Sostituzione di parti soggette a usura: I costi dei materiali sono coperti o solo quelli della manodopera?
Un contratto dettagliato aiuta a evitare costi e discussioni inaspettate.
Procedura e comunicazione
Concorda con il fornitore di servizi una chiara procedura di manutenzione, dalla programmazione alla trasmissione dei log. È importante definire chiaramente i processi, i formati dei file, le responsabilità, i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail.
Tempi di risposta e disponibilità
I tempi di risposta rapidi sono fondamentali, soprattutto per i sistemi essenziali per l’attività quotidiana. Presta attenzione ai tempi di risposta e risoluzione garantiti nel contratto:
- Tempo di risposta: periodo di tempo in cui il fornitore del servizio riceve la richiesta e inizia a lavorare.
- Tempo di risoluzione: tempo necessario per risolvere il problema.
- Disponibilità: Si tratta di un servizio disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, o solo durante l’orario di lavoro?
Struttura dei costi e termini
- Costi: è importante essere chiari sulla struttura dei costi. Sono previsti costi mensili, trimestrali o annuali? Alcuni servizi possono essere fatturati in aggiunta?
- Durata del contratto e periodi di cancellazione: molti contratti di manutenzione prevedono termini minimi. Presta attenzione a quanto tempo sei vincolato al contratto e se ci sono opzioni flessibili per estendere o annullare il contratto.
Riparazioni e servizi di emergenza
Verifica se il contratto copre anche le riparazioni di emergenza o se queste vengono fatturate separatamente. Un contratto di manutenzione completo dovrebbe anche definire chiaramente se i costi dei pezzi di ricambio e della manodopera sono inclusi nel canone di manutenzione o se vengono addebitati separatamente (includi nel contratto di manutenzione i prezzi delle tariffe orarie, i supplementi per la notte e il fine settimana e i costi di viaggio).
Documentazione e protocolli
Assicurati che il contratto preveda una documentazione dettagliata dei lavori di manutenzione. Questo non solo ti aiuta a tenere traccia del lavoro svolto, ma serve anche come prova per le compagnie assicurative o le autorità. Definisci come e a chi devono essere inviate le fatture e i registri di manutenzione.
Qualifica del personale di servizio
Una manutenzione qualificata può allungare notevolmente la vita degli elettrodomestici. Informati sulle qualifiche e sulla formazione del personale responsabile della manutenzione o inseriscile nel contratto di manutenzione. Molti fornitori si affidano a tecnici certificati per garantire la qualità della manutenzione.
Assicurazione
Chiarisci chi è responsabile in caso di danni che si verificano durante la manutenzione. I fornitori di servizi affidabili dispongono di un’assicurazione di responsabilità civile (il livello di copertura assicurativa deve essere confermato per iscritto) che copre i danni che possono verificarsi durante i lavori di manutenzione.
Proroghe, adeguamenti e cancellazione del contratto
A seconda del tipo e dell’utilizzo dei dispositivi, potrebbe essere necessario adeguare il contratto nel tempo. Tieni presente le condizioni di estensione, modifica o cancellazione del contratto e la flessibilità con cui il fornitore reagisce ai cambiamenti.
Valutazione e riferimenti
Un fornitore di servizi di manutenzione affidabile sarà lieto di fornirti referenze e testimonianze di altri clienti. Recensioni e raccomandazioni possono aiutarti a valutare meglio la qualità e la professionalità del fornitore di servizi.
Tipi di contratti di manutenzione
Esistono diversi tipi di contratti di manutenzione per gli edifici, che coprono diversi servizi di manutenzione a seconda delle esigenze. La scelta del giusto contratto di manutenzione dipende da fattori quali il tipo di impianto da mantenere, la frequenza di utilizzo e i requisiti di sicurezza. Ecco i tipi di contratto di manutenzione più comuni:
Contratto di manutenzione completo
Un contratto di manutenzione completa è il contratto di manutenzione più completo e copre tutti gli interventi di manutenzione e riparazione necessari, compresa la sostituzione delle parti soggette a usura e spesso anche le chiamate di emergenza.
Il contratto offre un pacchetto “senza pensieri” e viene spesso utilizzato per sistemi critici per la produzione o l’utilizzo o costosi in cui i guasti possono causare gravi perdite/danni/malfunzionamenti, come ad esempio gli ascensori.
Contratto di ispezione
Con un contratto di ispezione, il sistema da revisionare viene ispezionato regolarmente per documentarne le condizioni e riconoscere potenziali punti deboli in futuro.
I contratti di ispezione spesso si limitano a rilevare l’usura e i potenziali guasti e non includono le riparazioni o la manutenzione.
Questo tipo è adatto a dispositivi o macchine con bassi requisiti di manutenzione o come monitoraggio delle condizioni economiche per il rilevamento preventivo dei punti deboli.
Contratto di manutenzione
Oltre all’ispezione, il contratto di manutenzione prevede anche misure di manutenzione preventiva per mantenere la funzionalità del sistema.
Questi contratti sono studiati appositamente per massimizzare i tempi di attività e prevenire costosi danni prima che si verifichino.
I contratti di manutenzione sono particolarmente indicati per le macchine o i sistemi che vengono utilizzati continuamente e per i quali un guasto comporterebbe costi elevati.
Contratto di riparazione
Un contratto di riparazione offre servizi solo in caso di difetti o guasti del sistema. I lavori di manutenzione ordinaria di solito non sono inclusi.
Il contratto è solitamente pensato per le riparazioni di emergenza e spesso è “a chiamata”, in modo che il fornitore di servizi intervenga solo quando necessario.
Questa tipologia è un’opzione conveniente per i dispositivi con una bassa suscettibilità ai guasti, ma può comportare tempi di inattività più lunghi in caso di emergenza.
Contratto di manutenzione preventiva
Un contratto di manutenzione preventiva comprende interventi di manutenzione e ispezioni pianificate in base ai segni di usura prevedibili e ai cicli di utilizzo pianificati.
L’obiettivo è quello di evitare i tempi di inattività non programmati, di sostituire regolarmente le parti soggette a usura e di garantire una regolazione ottimale degli apparecchi.
Questo tipo è adatto a macchine o sistemi che sono soggetti a un uso continuo e per i quali è opportuno prevedere intervalli di manutenzione prevedibili.
Contratto di manutenzione a distanza
Con un contratto di manutenzione remota, il fornitore di servizi offre la possibilità di effettuare la manutenzione del sistema o dell’infrastruttura IT da remoto e di risolvere i problemi senza una visita in loco.
Questa manutenzione è particolarmente comune per i sistemi e i software informatici, in quanto la maggior parte dei problemi può essere risolta digitalmente.
La manutenzione remota offre un’assistenza rapida e spesso è più economica rispetto agli interventi di manutenzione in loco, ma è limitata agli interventi di manutenzione fisica.
Contratto a tempo e materiale (pay-per-use)
Con il contratto time and material, i costi di manutenzione sono calcolati in base al tempo e ai materiali effettivamente utilizzati.
Non ci sono costi mensili fissi; la fatturazione si basa invece sul tempo e sull’impegno, il che offre flessibilità.
Questa tipologia è adatta alle aziende che richiedono solo una manutenzione occasionale e non vogliono pianificare un budget fisso per la manutenzione.
Accordo sul livello di servizio (SLA)
Un accordo sul livello di servizio è un tipo di contratto di manutenzione che garantisce determinati standard di prestazione, ad esempio tempi massimi di inattività, tempi di risposta e di risoluzione.
Gli SLA sono particolarmente diffusi nel settore IT e per i sistemi business-critical, in quanto definiscono precise garanzie di disponibilità e qualità.
Questo tipo di contratto è adatto se i requisiti di sicurezza e disponibilità sono elevati e si prevede un livello di servizio fisso.
La scelta del giusto contratto di manutenzione dipende dai requisiti specifici dell’azienda e dei sistemi da manutenere. Le aziende con sistemi critici o con un alto grado di utilizzo spesso beneficiano di contratti completi come un contratto di manutenzione completo o uno SLA. Per i dispositivi meno soggetti a guasti, possono essere sufficienti contratti più semplici come un contratto di ispezione o riparazione.
Riassunto
Un contratto di manutenzione è un investimento nella sicurezza e nella funzionalità dei tuoi dispositivi e sistemi. Un contratto chiaramente formulato che copra questi aspetti garantisce trasparenza e può far risparmiare tempo e denaro a lungo termine. Investi tempo e competenze sufficienti nella revisione e nella consultazione del contratto per assicurarti che il contratto soddisfi le tue esigenze in modo ottimale.
Come puoi vedere, la corretta manutenzione e le ispezioni sono essenziali per l’affidabilità e l’efficienza di edifici e impianti. La nostra app MyBuilding24 ti aiuta a tenere traccia di tutti gli interventi di manutenzione in modo semplice e affidabile, così da non trascurare questi importanti interventi e da ricordarti per tempo quando devono essere eseguiti.
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