Pour un fonctionnement optimal du bâtiment et des coûts réduits
Pourquoi la maintenance ?
Une maintenance régulière est essentielle pour garantir la durée de vie, la fiabilité et le bon fonctionnement des machines, des équipements et des systèmes. Les avantages suivants illustrent l’intérêt et l’importance de la maintenance
1. éviter les pannes et les réparations coûteuses
Une maintenance régulière permet d’identifier les problèmes potentiels et de corriger les signes d’usure avant qu’ils n’entraînent des pannes ou des réparations coûteuses.
La maintenance préventive permet d’éviter une usure excessive et des temps d’arrêt imprévus, ce qui est particulièrement important dans les industries à production continue.
2. assurer la sécurité opérationnelle
Les machines et les équipements qui font l’objet d’une maintenance régulière fonctionnent de manière plus sûre et présentent moins de risques pour les opérateurs. Dans de nombreux secteurs, comme l’industrie ou la santé, la législation impose une maintenance régulière afin de réduire les accidents et les risques.
3. augmentation de la durée de vie des équipements
Un entretien régulier peut prolonger considérablement la durée de vie des machines et des équipements, car ils sont toujours maintenus dans un état optimal.
Cela représente une économie à long terme, car il est moins souvent nécessaire de procéder à de nouveaux achats.
4. optimisation de la performance
Des ajustements réguliers, des nettoyages et le remplacement des pièces d’usure permettent de maintenir les performances des équipements à un niveau élevé.
Les machines fonctionnent ainsi plus efficacement et la consommation d’énergie peut être réduite, ce qui entraîne une diminution des coûts d’exploitation.
5. respect de la législation et des normes
Souvent, l’entretien comprend également des contrôles légaux (par exemple pour les systèmes de climatisation).
Dans de nombreux secteurs, des réglementations imposent une maintenance régulière pour certains équipements, installations et machines, par exemple dans le domaine de la protection contre les incendies ou des installations électriques.
Le respect de ces consignes de maintenance protège non seulement les employés, mais constitue souvent une condition préalable aux demandes de garantie et d’assurance ainsi qu’aux autorisations administratives, et accroît la sécurité juridique dans l’exploitation des bâtiments.
6. protection de l’environnement et efficacité énergétique
La maintenance contribue à l’efficacité énergétique en s’assurant que les appareils et les machines fonctionnent avec une consommation optimale (par exemple, les pompes à chaleur, les climatiseurs).
En outre, la maintenance peut aider à réduire les émissions et l’usure des équipements, ce qui est bénéfique pour l’environnement.
7. documentation et preuve
Les opérations de maintenance sont en grande partie documentées, ce qui présente l’avantage pour l’opérateur de pouvoir prouver à tout moment l’état et l’historique des services de l’appareil.
Un entretien régulier et la documentation correspondante sont très importants en cas de sinistre ou de contrôle par les autorités.
Un entretien régulier est un investissement judicieux dans la sécurité, la fiabilité, la sécurité juridique et l’efficacité de l’exploitation d’un bâtiment. Elle permet non seulement d’éviter des dommages et des pannes coûteux, mais aussi de prolonger sensiblement la durée de vie des installations et de réduire les coûts d’exploitation de manière significative.
Pourquoi des contrats de maintenance ?
Un contrat de maintenance permet de bénéficier des avantages ci-dessus et de s’assurer que des entretiens réguliers sont effectués et qu’une assistance est rapidement disponible en cas de panne.
Mais avant de souscrire un contrat de maintenance, il y a quelques points importants à prendre en compte afin d’éviter les malentendus et les coûts inutiles. Les points suivants sont particulièrement pertinents :
Étendue des services de maintenance
La première étape dans la conclusion d’un contrat de maintenance est de définir précisément les services. Déterminez quels travaux sont inclus dans la maintenance et lesquels peuvent être facturés en tant que coûts supplémentaires :
- Les inspections régulières: Quelle est la fréquence de ces inspections et que vérifie-t-on ?
- Nettoyages, ajustements, étalonnages: Ces services sont-ils inclus ?
- Remplacement des pièces d’usure: Les frais de matériel sont-ils pris en charge ou uniquement les frais de main-d’œuvre ?
Un contrat rédigé en détail permet d’éviter les coûts et les discussions imprévus.
Déroulement et communication
Convenez avec le prestataire de services d’un processus clair pour l’exécution de la maintenance – de la prise de rendez-vous à la transmission du protocole. Il est important de définir des processus clairs, des formats de fichiers, des responsabilités, des numéros de téléphone et des adresses e-mail.
Temps de réponse et disponibilité
Des temps de réponse rapides sont essentiels, en particulier pour les systèmes qui sont indispensables à l’activité quotidienne. Veillez à ce que les délais de réaction et de résolution garantis dans le contrat soient respectés :
- Temps de réponse: délai dans lequel le prestataire de services reçoit la demande et commence à travailler.
- Temps de résolution: temps nécessaire à la résolution du problème.
- les disponibilités: S’agit-il d’un service disponible 24h/24 et 7j/7 ou uniquement pendant les heures de bureau ?
Structure des coûts et durées
- Coûts: Il est important d’avoir une idée claire de la structure des coûts. Y a-t-il des frais mensuels, trimestriels ou annuels ? Certains services peuvent-ils être facturés en plus ?
- Durée du contrat et délais de résiliation: de nombreux contrats de maintenance ont des durées minimales. Vérifiez combien de temps vous êtes lié par le contrat et s’il existe des options flexibles de prolongation ou de résiliation du contrat.
Réparations et service d’urgence
Vérifiez si le contrat couvre également les réparations d’urgence ou si celles-ci sont facturées séparément. Un contrat de maintenance complet doit également préciser si le coût des pièces de rechange et de la main-d’œuvre est inclus dans les frais de maintenance ou s’il est facturé séparément (inclure les prix des tarifs horaires, des suppléments de nuit et de week-end et des frais de déplacement dans le contrat de maintenance).
Documentation et protocoles
Veillez à ce que le contrat prévoie une documentation détaillée des travaux de maintenance. Cela permet non seulement de garder une trace des travaux effectués, mais sert également de preuve vis-à-vis des assurances ou des autorités. Définissez comment et à qui les factures et les protocoles de maintenance doivent être envoyés.
Qualification du personnel de service
Une maintenance qualifiée peut considérablement prolonger la durée de vie des équipements. Renseignez-vous sur les qualifications et la formation du personnel chargé de la maintenance ou incluez-les dans le contrat de maintenance. De nombreux fournisseurs font appel à des techniciens certifiés pour garantir la qualité de la maintenance.
Assurance
Déterminez qui est responsable en cas de dommages survenant pendant l’entretien. Les prestataires de services sérieux disposent d’une assurance responsabilité civile (demandez une confirmation écrite du montant de la couverture d’assurance) qui couvre les éventuels dommages qui pourraient survenir pendant les travaux de maintenance.
Extensions, adaptations et résiliation du contrat
Selon le type et l’utilisation des appareils, il peut être nécessaire d’adapter le contrat au fil du temps. Prenez en compte les conditions d’extension, de modification ou de résiliation du contrat et la flexibilité de l’opérateur à cet égard.
Évaluation et références
Un prestataire de services de maintenance fiable sera heureux de vous fournir des références et des témoignages d’autres clients. Les évaluations et les recommandations peuvent vous aider à mieux évaluer la qualité et le professionnalisme du prestataire de services.
Types de contrats de maintenance
Il existe différents types de contrats de maintenance dans l’exploitation des bâtiments, qui couvrent différents services de maintenance en fonction des besoins. Le choix du contrat de maintenance approprié dépend de facteurs tels que le type d’installation à entretenir, la fréquence d’utilisation et les exigences de sécurité. Voici les types de contrats de maintenance les plus courants :
Contrat de maintenance complet
Un contrat de maintenance complet est le contrat de maintenance le plus complet et couvre toutes les opérations de maintenance et de réparation nécessaires, y compris le remplacement des pièces d’usure et souvent les interventions d’urgence.
Le contrat offre un package « sans souci » et est souvent utilisé pour les équipements critiques ou coûteux pour la production ou l’utilisation, pour lesquels des pannes peuvent entraîner des pertes/dommages/défaillances importants, par exemple les ascenseurs.
Contrat d’inspection
Dans le cadre d’un contrat d’inspection, l’installation à entretenir est visitée régulièrement afin de documenter son état et d’identifier d’éventuels points faibles à l’avenir.
Les contrats d’inspection sont souvent limités à la détection de l’usure et des pannes potentielles et n’incluent pas les réparations ou l’entretien.
Ce type convient bien aux appareils ou aux machines nécessitant peu de maintenance ou comme surveillance d’état peu coûteuse pour détecter préventivement les points faibles.
Contrat de maintenance
Le contrat de maintenance comprend, en plus de l’inspection, des mesures de maintenance préventive pour maintenir le bon fonctionnement de l’installation.
Ces contrats sont spécialement conçus pour maximiser la durée de fonctionnement et éviter les dommages coûteux avant qu’ils ne surviennent.
Les contrats de maintenance sont particulièrement adaptés aux machines ou systèmes utilisés en continu et pour lesquels une panne entraînerait des coûts élevés.
Contrat de réparation
Un contrat de réparation offre un service uniquement en cas de panne ou de défaillance de l’équipement. Il n’inclut généralement pas l’entretien régulier.
Le contrat est généralement conçu pour des réparations d’urgence et souvent « à la demande », de sorte que le prestataire de services n’intervient qu’en cas de besoin.
Ce type est une option économique pour les appareils peu sensibles aux pannes, mais peut entraîner des temps d’arrêt plus longs en cas d’urgence.
Contrat de maintenance préventive
Un contrat de maintenance préventive comprend des travaux d’entretien et des inspections planifiés sur la base des signes d’usure prévisibles et des cycles d’utilisation planifiés.
L’objectif est d’éviter les pannes imprévues, de remplacer régulièrement les pièces d’usure et d’obtenir un réglage optimal des appareils.
Ce type convient aux machines ou aux installations qui sont continuellement sollicitées et pour lesquelles des intervalles de maintenance planifiés sont utiles.
Contrat de maintenance à distance
Avec un contrat de télémaintenance, le prestataire de services offre la possibilité d’entretenir à distance l’installation ou l’infrastructure informatique et de résoudre les problèmes sans avoir à intervenir sur place.
Cette maintenance est particulièrement répandue pour les systèmes informatiques et les logiciels, car la plupart des problèmes peuvent être résolus numériquement.
La maintenance à distance offre une assistance rapide et est souvent moins coûteuse que la maintenance sur site, mais elle est limitée pour la maintenance physique.
Contrat de temps et de matériel (paiement à l’utilisation)
Dans le cas d’un contrat temps et matériel, les coûts de maintenance sont calculés sur la base du temps réel et des matériaux utilisés.
Il n’y a pas de frais mensuels fixes ; au lieu de cela, la facturation se fait en fonction des dépenses et des besoins, ce qui offre une certaine flexibilité.
Ce type convient aux entreprises qui n’ont besoin que d’une maintenance occasionnelle et qui ne souhaitent pas prévoir un budget de maintenance fixe.
Accord sur le niveau de service (SLA)
Un contrat de niveau de service est un type de contrat de maintenance qui garantit des normes de performance spécifiques, par exemple des temps d’arrêt maximum, des temps de réponse et des temps de résolution.
Les SLA sont particulièrement répandus dans le secteur informatique et pour les systèmes critiques, car ils définissent des garanties précises de disponibilité et de qualité.
Ce type de contrat convient lorsque les exigences en matière de sécurité et de disponibilité sont élevées et qu’un niveau de service défini est attendu.
Le choix du contrat de maintenance approprié dépend des besoins spécifiques de l’entreprise et des équipements à entretenir. Les entreprises disposant de systèmes critiques ou d’un taux d’utilisation élevé bénéficient souvent de contrats complets tels que le contrat de maintenance complet ou un SLA. Pour les équipements présentant un faible taux de panne, des contrats plus simples tels que le contrat d’inspection ou de réparation peuvent suffire.
Résumé
n contrat de maintenance est un investissement dans la sécurité et le bon fonctionnement de vos équipements et systèmes. Un contrat clairement rédigé et couvrant les aspects mentionnés ci-dessus garantit la transparence et peut vous faire gagner du temps et de l’argent à long terme. Investissez suffisamment de temps et de savoir-faire dans la révision du contrat et les conseils pour vous assurer que le contrat répond parfaitement à vos besoins.
Comme vous pouvez le constater, une maintenance et un contrôle corrects sont essentiels à la fiabilité et à la rentabilité des bâtiments et des installations. Pour ne pas négliger cet entretien important, notre application MyBuilding24 vous aide à garder un œil sur tous les entretiens de manière simple et fiable et vous rappelle à temps de les effectuer.
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