لتحسين تشغيل المبنى وانخفاض التكاليف
لماذا الصيانة؟
الصيانة الدورية أمر بالغ الأهمية لضمان عمر الخدمة والموثوقية والأداء الوظيفي للآلات والأجهزة والأنظمة. توضح الفوائد التالية سبب فائدة الصيانة وأهميتها
1. تجنب الأعطال والإصلاحات المكلفة
تساعد الصيانة الدورية على تحديد المشاكل المحتملة وتصحيح علامات التآكل قبل أن تؤدي إلى أعطال أو إصلاحات مكلفة.
يمكن أن تتجنب الصيانة الوقائية التآكل المفرط وأوقات التعطل غير المخطط لها، وهو أمر مهم بشكل خاص في الصناعات ذات الإنتاج المستمر.
2 – ضمان السلامة التشغيلية
تعمل الآلات والأنظمة التي تتم صيانتها بانتظام بأمان أكبر وتشكل مخاطر أقل على المشغلين. في العديد من القطاعات، مثل الصناعة أو الرعاية الصحية، هناك متطلبات قانونية تنص على الصيانة الدورية من أجل تقليل الحوادث والمخاطر إلى أدنى حد ممكن
3- زيادة العمر التشغيلي للأنظمة
يمكن أن تؤدي الصيانة المنتظمة إلى إطالة العمر التشغيلي للآلات والمعدات بشكل كبير من خلال الحفاظ عليها في حالة مثالية. وهذا يعني توفيراً طويل الأجل حيث تقل الحاجة إلى شراء معدات جديدة.
4 – تحسين الأداء
تحافظ التعديلات المنتظمة والتنظيف واستبدال الأجزاء المتآكلة على أداء الأجهزة على مستوى عالٍ. وهذا يعني أن الآلات تعمل بكفاءة أكبر ويمكن تقليل استهلاك الطاقة، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف التشغيل.
5- الامتثال للوائح والمعايير القانونية
غالباً ما يتم إجراء عمليات التفتيش القانونية كجزء من الصيانة (على سبيل المثال لأنظمة تكييف الهواء).
في العديد من الصناعات، هناك لوائح تنص على الصيانة الدورية لبعض الأجهزة والأنظمة والآلات، على سبيل المثال للحماية من الحرائق أو الأنظمة الكهربائية. إن الامتثال لمتطلبات الصيانة هذه لا يحمي الموظفين فحسب، بل غالبًا ما يكون أيضًا شرطًا أساسيًا لمطالبات الضمان والتأمين وكذلك للتراخيص الرسمية ويزيد من اليقين القانوني في عمليات البناء.
6 – حماية البيئة وكفاءة الطاقة
تساهم الصيانة في كفاءة الطاقة من خلال ضمان تشغيل الأجهزة والآلات بأفضل استهلاك (مثل المضخات الحرارية وأنظمة تكييف الهواء).
وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الصيانة في تقليل الانبعاثات وتقليل تآكل النظام، وهو أمر صديق للبيئة.
7 التوثيق والتحقق
يتم توثيق أعمال الصيانة إلى حد كبير، الأمر الذي يتميز بالنسبة للمشغل بالقدرة على التحقق من حالة الجهاز وتاريخ خدمته في أي وقت.
تعتبر الصيانة الدورية والوثائق المرتبطة بها ذات أهمية كبيرة في حالة مطالبات التأمين أو عمليات التفتيش من قبل السلطات. الصيانة الدورية هي استثمار معقول في سلامة وموثوقية وضمان قانوني وكفاءة عمليات البناء. فهي لا تمنع الأضرار والأعطال المكلفة فحسب، بل تساعد أيضًا على إطالة عمر خدمة الأنظمة بشكل كبير وتقلل تكاليف التشغيل بشكل ملحوظ.
لماذا عقود الصيانة؟
يسمح لك عقد الصيانة بالاستفادة من المزايا المذكورة أعلاه ويضمن إجراء الصيانة الدورية وتوفر المساعدة بسرعة في حالة حدوث عطل. ومع ذلك، قبل إبرام عقد الصيانة، هناك بعض النقاط المهمة التي يجب مراعاتها لتجنب سوء الفهم والتكاليف غير الضرورية. النقاط التالية ذات أهمية خاصة:
نطاق خدمات الصيانة
تتمثل الخطوة الأولى عند إبرام عقد الصيانة في تحديد الخدمات بدقة. توضيح الأعمال المشمولة في الصيانة والأعمال التي يمكن فوترتها كتكاليف إضافية:
- عمليات التفتيش المنتظمة: كم مرة يتم إجراؤها وما الذي يتم تفتيشه؟
- التنظيف، والتعديلات، والمعايرة: هل هذه الخدمات مشمولة؟
- استبدال الأجزاء البالية: هل تكاليف المواد مغطاة أم تكاليف العمالة فقط؟
يساعد العقد المفصل على تجنب التكاليف والمناقشات غير المتوقعة.
الإجراءات والتواصل
الاتفاق على إجراءات صيانة واضحة مع مزود الخدمة – من الجدولة إلى إرسال السجلات. من المهم تحديد عمليات واضحة وتنسيقات الملفات والمسؤوليات وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني.
أوقات الاستجابة والتوافر
إن أوقات الاستجابة السريعة أمر بالغ الأهمية، خاصة بالنسبة للأنظمة الضرورية للأعمال اليومية. انتبه إلى أوقات الاستجابة والحل المضمونة في العقد:
- وقت الاستجابة: الفترة الزمنية التي يتلقى فيها مقدم الخدمة الاستفسار ويبدأ العمل.
- وقت الحل: الوقت حتى يتم حل المشكلة.
- التوافر: هل الخدمة متاحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع أم خلال ساعات العمل فقط؟
هيكل التكلفة والشروط
- التكاليف: من المهم أن تكون واضحاً بشأن هيكل التكلفة. هل هناك رسوم شهرية أو ربع سنوية أو سنوية؟ هل يمكن فوترة خدمات معينة بشكل إضافي؟
- مدة العقد وفترات الإلغاء: العديد من عقود الصيانة لها شروط دنيا. انتبه إلى مدة الالتزام بالعقد وما إذا كانت هناك خيارات مرنة لتمديد العقد أو إلغائه.
الإصلاحات وخدمة الطوارئ
تحقق مما إذا كان العقد يغطي أيضاً الإصلاحات الطارئة أو ما إذا كانت هذه الإصلاحات يتم احتسابها بشكل منفصل. كما يجب أن يحدد عقد الصيانة الشاملة بوضوح ما إذا كانت تكاليف قطع الغيار والعمالة مشمولة في رسوم الصيانة أو ما إذا كانت تُحتسب بشكل منفصل (أدرج أسعار أسعار أجور الساعة والرسوم الإضافية الليلية وعطلة نهاية الأسبوع وتكاليف السفر في عقد الصيانة).
الوثائق والبروتوكولات
تأكد من أن العقد ينص على توثيق مفصل لأعمال الصيانة. هذا لا يساعدك فقط على تتبع العمل المنجز، بل يعمل أيضًا كدليل لشركات التأمين أو السلطات. حدِّد كيف ولمن يجب إرسال فواتير وسجلات الصيانة.
تأهيل موظفي الخدمة
يمكن أن تؤدي الصيانة المؤهلة إلى إطالة عمر الأجهزة بشكل كبير. تعرّف على مؤهلات وتدريب الموظفين المسؤولين عن الصيانة أو أدرج ذلك في عقد الصيانة. يعتمد العديد من مقدمي الخدمات على فنيين معتمدين لضمان جودة الصيانة.
التأمين
توضيح الجهة المسؤولة في حالة حدوث ضرر أثناء الصيانة. لدى مقدمي الخدمات ذوي السمعة الحسنة تأمين ضد المسؤولية (تأكد من مستوى التغطية التأمينية خطياً) يغطي أي ضرر قد يحدث أثناء أعمال الصيانة.
تمديد العقد وتعديله وإلغاء العقد
اعتماداً على نوع الأجهزة واستخدامها، قد يكون من الضروري تعديل العقد بمرور الوقت. يُرجى ملاحظة شروط تمديد العقد أو تعديله أو إلغائه ومدى مرونة مقدم الخدمة في التعامل مع التغييرات.
التقييم والمراجع
سيكون من دواعي سرور مزود خدمة الصيانة الموثوق به أن يزودك بمراجع وشهادات من عملاء آخرين. يمكن أن تساعدك المراجعات والتوصيات على تقييم جودة واحترافية مقدم الخدمة بشكل أفضل.
أنواع عقود الصيانة
هناك أنواع مختلفة من عقود الصيانة لعمليات المباني، والتي تغطي خدمات صيانة مختلفة حسب المتطلبات. يعتمد اختيار عقد الصيانة المناسب على عوامل مثل نوع النظام المراد صيانته وتكرار الاستخدام ومتطلبات السلامة. فيما يلي أكثر أنواع عقود الصيانة شيوعاً:
عقد صيانة كامل
إن عقد الصيانة الكامل هو عقد الصيانة الأكثر شمولاً ويغطي جميع أعمال الصيانة والإصلاح اللازمة، بما في ذلك استبدال القطع البالية وغالباً ما يغطي أيضاً عمليات الاستدعاء في حالات الطوارئ.
يوفر العقد حزمة “رعاية شاملة” وغالبًا ما يُستخدم في أنظمة الإنتاج أو الاستخدام الحرجة أو باهظة الثمن حيث يمكن أن تتسبب الأعطال في خسائر/الأعطال/الأعطال الكبيرة، مثل المصاعد.
عقد التفتيش
مع عقد الفحص، يتم فحص النظام المراد صيانته بانتظام لتوثيق حالته والتعرف على نقاط الضعف المحتملة في المستقبل.
غالباً ما تقتصر عقود الفحص على الكشف عن البلى والتلف والأعطال المحتملة ولا تشمل الإصلاحات أو الصيانة.
هذا النوع مناسب تمامًا للأجهزة أو الماكينات ذات متطلبات الصيانة المنخفضة أو كمراقبة حالة فعالة من حيث التكلفة للكشف الوقائي عن نقاط الضعف.
عقد الصيانة
وبالإضافة إلى الفحص، يشمل عقد الصيانة أيضاً إجراءات الصيانة الوقائية للحفاظ على وظائف النظام.
صُممت هذه العقود خصيصاً لزيادة وقت التشغيل إلى أقصى حد ممكن ومنع الأضرار المكلفة قبل حدوثها.
تُعد عقود الصيانة مناسبة بشكل خاص للآلات أو الأنظمة التي يتم استخدامها بشكل مستمر والتي قد يؤدي تعطلها إلى ارتفاع التكاليف.
عقد الإصلاح
يقدم عقد الإصلاح الخدمات فقط في حالة وجود عيب أو عطل في النظام. ولا يشمل عادةً أعمال الصيانة الدورية.
عادةً ما يكون العقد مصمماً للإصلاحات الطارئة وغالباً ما يكون “تحت الطلب” بحيث لا يتخذ مزود الخدمة إجراءً إلا عند الضرورة.
يعد هذا النوع خيارًا فعالاً من حيث التكلفة للأجهزة ذات القابلية المنخفضة للأعطال، ولكن يمكن أن يؤدي إلى فترات تعطل أطول في حالات الطوارئ.
عقد الصيانة الوقائية
يشمل عقد الصيانة الوقائية أعمال الصيانة المخطط لها وعمليات الفحص بناءً على علامات البلى المتوقعة ودورات الاستخدام المخطط لها.
الهدف هو تجنب أوقات التعطل غير المخطط لها واستبدال الأجزاء البالية بانتظام وضمان ضبط الأجهزة على النحو الأمثل.
هذا النوع مناسب للماكينات أو الأنظمة التي تخضع للاستخدام المستمر والتي تكون فترات الصيانة المتوقعة لها منطقية.
عقد الصيانة عن بُعد
من خلال عقد الصيانة عن بُعد، يوفر مزود الخدمة خيار صيانة النظام أو البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات عن بُعد وتصحيح المشاكل دون زيارة الموقع.
هذه الصيانة شائعة بشكل خاص لأنظمة وبرامج تكنولوجيا المعلومات، حيث يمكن حل معظم المشاكل رقمياً.
توفر الصيانة عن بُعد مساعدة سريعة وغالباً ما تكون أرخص من أعمال الصيانة في الموقع، ولكنها محدودة بالنسبة لأعمال الصيانة المادية.
عقد الوقت والمواد (الدفع مقابل الاستخدام)
مع عقد الوقت والمواد، يتم حساب تكاليف الصيانة على أساس الوقت الفعلي والمواد المستخدمة.
لا توجد تكاليف شهرية ثابتة؛ وبدلاً من ذلك، تعتمد الفوترة على الوقت والجهد، مما يوفر المرونة.
هذا النوع مناسب للشركات التي تتطلب صيانة عرضية فقط ولا ترغب في التخطيط لميزانية صيانة ثابتة.
اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)
اتفاقية مستوى الخدمة هي نوع من عقود الصيانة التي تضمن معايير أداء معينة، مثل الحد الأقصى لأوقات التعطل وأوقات الاستجابة وحل المشكلات.
تُعد اتفاقيات مستوى الخدمة شائعة بشكل خاص في صناعة تكنولوجيا المعلومات والأنظمة الحرجة للأعمال، حيث إنها تحدد ضمانات دقيقة للتوافر والجودة.
يكون هذا النوع من العقود مناسباً إذا كانت هناك متطلبات أمان وتوافر عالية ومستوى ثابت من الخدمة متوقع.
يعتمد اختيار عقد الصيانة المناسب على المتطلبات المحددة للشركة والأنظمة المراد صيانتها. فغالباً ما تستفيد الشركات التي لديها أنظمة حساسة أو ذات درجة عالية من الاستخدام من العقود الشاملة مثل عقد الصيانة الكاملة أو اتفاقية مستوى الخدمة. بالنسبة للأجهزة الأقل عرضة للأعطال، قد تكون العقود الأبسط مثل عقد الفحص أو الإصلاح كافية.
الملخص
عقد الصيانة هو استثمار في سلامة ووظائف أجهزتك وأنظمتك. يضمن العقد المصاغ بوضوح والذي يغطي هذه الجوانب الشفافية ويمكن أن يوفر الوقت والمال على المدى الطويل. استثمر ما يكفي من الوقت والخبرة في مراجعة العقد والتشاور بشأنه لضمان أن يفي العقد بمتطلباتك على النحو الأمثل.
كما ترى، فإن الصيانة والفحص الصحيحين ضروريان لموثوقية وكفاءة المباني والأنظمة. يساعدك تطبيق MyBuilding24 الخاص بنا على مراقبة جميع أعمال الصيانة بسهولة وموثوقية حتى لا تغفل عن هذه الصيانة المهمة ويذكرك في الوقت المناسب عندما تحتاج إلى تنفيذها.
إذا كنت ترغب في الحفاظ على ممتلكاتك وأنظمتك وآلاتك ومعداتك في أفضل حالة وأن تكون التزامات الفحص والصيانة تحت السيطرة، فاستخدم تطبيقي my Building24 أو اتبع هذا الرابط وسجل اليوم – https://mybuilding24.com/de/ – للحفاظ على تشغيل المبنى الخاص بك بكفاءة وموثوقية لفترة طويلة قادمة.
